Docutain App – Einfaches Scannen und Verwalten von Dokumenten

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Ihr kennt das bestimmt auch: Ihr ertrinkt in einem Wust an Dokumenten in Papierform und die Aktenordner stapeln sich bei Euch im Arbeitszimmer, seien es Verträge oder Bescheinigungen oder, oder, oder. Ich bin ein totaler Fan vom papierlosen Büro, in dem ich auf alle wichtigen Dokumente digital zugreifen, sie digital verwalten und weiterleiten kann. Gerade als Blogger, aber auch in meinem Job, bekomme ich Unmengen an Dokumente, die ich gerne digitalisieren möchte. Manchmal möchte meine Docstation aber nicht so, wie ich möchte, so dass das Scannen von Dokumenten manchmal zu einem echten Krampf wird (fehlende Netzwerkverbindung, USB-Stick wird nicht erkannt etc.). Daher freute ich mich sehr, dass ich die kostenlose App Docutain für Euch testen durfte. Sie soll das Digitalisieren, Archivieren und Verwalten von Dokumenten deutlich vereinfachen.

Was ist Docutain?

Docutain ist eine kostenlose Smartphone-App, mit der Ihr Dokumente einscannen, archivieren und verwalten könnt. Die Entwickler der App haben ihren Sitz in Koblenz und der Name der App setzt sich aus den Begriffen »Document« (Dokument) und »Maintain/Retain« (aufrechterhalten/bewahren) zusammen. Im Folgenden möchte ich Euch einige Features dieser App vorstellen, damit Ihr nachvollziehen könnt, warum ich ein echter Fan dieser App geworden bin.

Nachdem Ihr die App installiert habt, könnt Ihr eigentlich direkt loslegen und damit starten, Eure wichtigen Dokumente zu scannen. Dazu erlaubt Ihr der App, Eure Smartphone-Kamera nutzen zu dürfen. Nun platziert Ihr die Dokumente so auf dem Schreibtisch, dass sie gut erkennbar sind, startet die Docutain App und klickt den Menüpunkt »Neues Dokument« an. Die Kamera ist so eingestellt, dass sie automatisch auslöst, wenn sie das Dokument erkennt. Ggf. erhaltet Ihr noch Anweisungen wie zum Beispiel»Näher ran«. Die Dokumentenerkennung funktioniert absolut großartig.

Nachdem das Dokument erkannt und gescannt wurde, könnt Ihr es noch bearbeiten (z.B. zuschneiden, drehen, Filter setzen etc.). Außerdem könnt Ihr es auch direkt aus der App heraus drucken und/oder verschicken (als PDF oder jpg), z.B. über Euer Mailprogramm, via WhatsApp, Bluetooth etc. oder einen Link erstellen und freigeben, den Ihr dann verschicken könnt. Besonders praktisch finde ich aber die Möglichkeit, das Dokument indexieren zu können, ihm also Attribute zu geben, die die Verwaltung und Suche später deutlich einfacher gestalten. Die folgenden Attribute könnt Ihr vergeben (abhängig von der verwendeten Version der App):

• Name für das Dokument
• Datum der Erstellung
• Schlagwörter
• Adresse des Dokumentenabsenders
• Höhe des ausgewiesenen Betrags (z.B. bei Rechnungen)
• Steuerrelevanz (für Dokumente für die Steuererklärung interessant)
• Erinnerung (eine Art Alarm, der Euch an das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnert)

Unter dem Menüpunkt »Dokumententypen« findet Ihr alle gescannten Dokumente anhand der Indizierung ganz schnell wieder, z.B. alle Rechnungen oder Lieferscheine, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Verträge, Zeugnisse etc.

Einen Großteil dieser Funktionen könnt Ihr mit der kostenlosen App nutzen. Docutain bietet aber auch eine PRO-Version an, die EUR 4,99 kostet und die folgenden zusätzlichen Features hat:

• Batch-Scan (Scannen von mehreren Seiten direkt hintereinander)
• PDF-Dateien importieren
• Dokumente öffentlich speichern
• Filterfunktionen zur Bildbearbeitung
• Löschen von Schlagwörtern und Dokumententypen
• Erinnerungen setzen
• Exportieren von erkanntem Text
• Bearbeitung bestehender Dokumententypen
• Verbindung zu OneDrive for Business

Die Docutain App verfügt über eine OCR-Texterkennung, mit der man erkannte Texte in einer Volltextdatenbank speichern kann. Darüber hinaus kann man diese Texte auch weiterverarbeiten. Dies ist zum Beispiel für Studierende und/oder Lehrende besonders interessant, wenn man Quellen in eine Hausarbeit & Co. integrieren möchte.

Die Speicherung der gescannten Dokumente ist extrem sicher, da die Daten nicht auf externen Servern, sondern auf dem eigenen Smartphone gespeichert werden. Darüber hinaus arbeitet Docutain mit modernsten Verschlüsselungsmethoden, um eine Datensicherheit zu gewährleisten. Wenn Ihr aber mögt, könnt Ihr Docutain auch mit Clouds verknüpfen, die Ihr eh schon nutzt, wie zum Beispiel Dropbox, Google Drive, OneDrive, STRATO HiDrive, MagentaCLOUD, Web.de, GMX MediaCenter, Box, WebDAV, Nextcloud, ownCloud. Es erfolgt dann eine automatische Synchronisierung der Inhalte.

Wer – wie ich – nicht gerne alles am Smartphone macht, weil die Tastatur oder Bildschirm zu klein sind oder man einfach lieber am Rechner arbeitet, für den bietet Docutain ergänzend auch noch eine kostenpflichtige Desktop Version an. Sie wird dann in Kombination mit der Smartphone App genutzt. Ihr scannt die Dokumente mit Eurem Smartphone und könnt sie anschließend am Rechner verwalten und bearbeiten. Dies hat den charmanten Vorteil, dass man einfach einen größeren Bildschirm nutzt, der die Indexierung und Verwaltung der Dokumente in meinen Augen noch ein Stück komfortabler und übersichtlicher macht. Zusätzlich könnt Ihr die Desktop-Version aber auch in Kombination mit einem handelsüblichen Desktop-Scanner nutzen.

Praktisch daran finde ich auch, dass ich mit der Smartphone App einfach einen Stapel Dokumente scanne, um sie dann zu einem späteren Zeitpunkt ganz einfach und komfortabel am Rechner zu indexieren, archivieren und verwalten. Die Desktop-Version kostet für Privatnutzer EUR 2,99 / Monat bzw. EUR 24,99 (im Jahresabo) und für Unternehmen EUR 19,99 / Monat bzw. EUR 199,00 (im Jahresabo).

Die Docutain App wurde im Übrigen vom Apps-Magazin als beste Scanner-App 2019 ausgezeichnet (Ausgabe 1/2020).

Ihr könnt Docutain kostenlos für Android und iOS herunterladen.

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Warum die Docutain App nutzen?

Wie eingangs schon erwähnt, bin ich ein großer Fan vom papierlosen Büro. Doch bei den ganzen Dokumenten, die man auf dem Postweg zugeschickt bekommt, ist das gar nicht immer so einfach bzw. auch zeitraubend und manchmal etwas nervig, die Dokumente zu scannen und digital zu verwalten. Und dabei ist die Docutain eine echte Hilfe, da sie den Scanvorgang unglaublich beschleunigt.

Ich möchte Euch auch ein paar konkrete Beispiele nennen, bei denen mich diese praktische App sehr gut unterstützt und meine Effizienz steigert. Das erste Beispiel betrifft eigentlich fast jeden, zumindest die Personen, die dazu verpflichtet sind, eine Steuererklärung abzugeben. Ich nutze den berühmt-berüchtigten Schuhkarton fürs Sammeln meiner Belege für das Finanzamt. Okay, bei mir ist es kein Schuhkarton, sondern eine Plastikbox. In jedem Frühjahr kippe ich diese Box aus und sortiere die Belege. Das nervt einfach und frisst unglaublich viel Zeit. Es gibt aber ab und an auch Belege, die ich vorab meiner Steuerberaterin schicken muss. Diese muss ich dann einscannen, auf den Rechner kopieren und dann per Mail verschicken. Mit der Docutain App kann ich aber jeden relevanten Beleg sofort nach dem Eintreffen einscannen, indexieren und als steuerrelevant kennzeichnen. So habe ich alle Belege schon in der richtigen zeitlichen Abfolge gespeichert. Dies vereinfacht das Sortieren der Dokumente für die Steuererklärung ungemein.

Zudem kann ich aus der App heraus wichtige Dokumente direkt per Mail an meine Steuerberaterin schicken.

Ähnlich sieht es bei Rechnungen von Ärzten oder Heilmittelverordnungen und Rezepten aus. Ich habe eine Krankenzusatzversicherung, bei der ich diverse Rechnungen & Co. einreichen kann. Meine Krankenzusatzversicherung bietet die Möglichkeit, relevante, erstattungsfähige Rechnungen & Co. in einer App hochzuladen. Auch da erleichtert mir Docutain den gesamten Beantragungsprozess. Ich scanne die Verordnungen, Rechnungen & Co. und kann sie anschließend direkt in der App meiner Krankenzusatzversicherung hochladen und die Erstattung beantragen. So einfach und schnell ging das noch nie.

Ein dritter Punkt betrifft meine tägliche Arbeit, sowohl als Blogger als auch in meinem Hauptjob. Gerade in der aktuellen Ausnahmesituation durch die COVID-19 Pandemie arbeite ich auch in meinem Hauptjob viel aus dem Home Office heraus. Da ist eine digitale, papierlose Büroführung fast unerlässlich. Das fängt schon bei so kleinen Dingen wie Spesenabrechnungen an. Ich scanne die Einkaufbelege mit der Docutain App und leite die Kaufbelege dann digital an die Verwaltung weiter. Das geht schnell und einfach. Als Blogger muss ich ab und an auch Kooperationsvereinbarungen unterzeichnen. Nun muss ich sie nur noch ausdrucken, unterschreiben, mit der Docutain App scannen und kann sie anschließend aus der App heraus direkt via Mail an den Kooperationspartner schicken.

ich bin echt ein großer Fan der Docutain App und kann sie jedem empfehlen, der in der heutigen Zeit auch ein papierloses Office umsetzen möchte, was letztendlich ja auch der Umwelt zugute kommt. In diesem Zusammenhang möchte ich auch noch auf ein tolles Engagement von Docutain hinweisen: In Zusammenarbeit mit der Organisation »tree-nation« pflanzt Docutain für digitalisierte Dokumente weltweit Bäume, unterstützt so die Wiederaufforstung und leistet einen Beitrag zum Klimaschutz. Schaut Euch dazu einfach einmal den folgenden Clip an:

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Ein weiterer ganz großer Pluspunkt ist, dass Docutain eine der wenigen Apps ist, bei denen auch die kostenlose Version werbefrei genutzt werden kann. Wirklich großartig!

Das große Docutain Gewinnspiel:

Passend zu unserem Beitrag verlosen wir zehn Docutain PRO-Versionen für Smartphones.

Bitte verratet uns in einem Kommentar, was Euch an der Docutain App besonders gut gefällt und in welchen Bereichen Ihr die Dokumentenmanagement-App einsetzen würdet.

Das Gewinnspiel ist beendet!!!

Die Gewinner wurden bereits ermittelt. Gewonnen hab *Trommelwirbel*:

• A. Hielscher
• B. Böhme
• T. Baumann
• S. Winter
• F. Gottschalk
• D. Opitz
• F. Landmann
• J. Egenhofer
• S. Groß
• Y. Reuther

HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH! Ihr erhaltet gleich noch eine Mail von uns.

Fortuna war Euch diesmal nicht hold? Dann versucht Euer Glück noch bei unseren anderen Gewinnspielen.

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